La
excusa de que lo urgente le quita tiempo a lo importante tiene mucho de
realidad, pero también esconde una trampa de la que es necesario salir las más
de las veces. Las cosas urgentes hechas a tiempo desactivan posteriores
urgencias.
Es claro que debemos
atender las urgencias. Por algo lo son. Si no las hacemos ahora podemos tener
un problema. Pero muchas veces estas supuestas urgencias no lo son tanto y
quitan un tiempo a las tareas importantes que si se demoran (o procrastinan)
más de lo debido se convierten luego en emergencias que nunca debieron llegar a
ser tales.
Voy a poner un ejemplo lo más gráfico posible. Supongamos que nos pasamos más tiempo en la oficina para responder o leer correos que no son críticos y no nos queda tiempo en ese día para pasar por la estación de servicio (o gasolinera para algunos países) para cargar combustible cuando nuestro indicador de nivel claramente muestra que sólo podemos hacer unos pocos kilómetros adicionales. Al día siguiente cargar el tanque de nuestro querido medio de locomoción se convirtió en una verdadera "urgencia".
¿Cómo la podríamos haber evitado? Podríamos haber cargado en nuestro smartphone una alarma para cargar combustible y recordarnos que debíamos interrumpir la lectura de correos, o podríamos haber agendado una carga de combustible con más tiempo.
Urgencia e importancia son
conceptos entrelazados. Una actividad urgente tiene importancia porque afecta a
mi presente o a mi futuro inmediato. Pero debo tener en claro el grado de
importancia. Es como la relación entre el espacio y el tiempo. Si bien son
dimensiones de la realidad claramente diferenciadas, no pueden ser tenidas en
cuenta de manera independiente cada una sin considerar a la otra. Y ahí reside
precisamente la complejidad de su manejo.
Cuando uno toma la
decisión de mantener el esfuerzo sobre una actividad catalogada como “importante”
por delante de las pseudo-urgencias, logra desactivar urgencias reales a
futuro.
¿Cómo es esto? Muy simple.
Una actividad verdaderamente importante es una que tiene consecuencias reales, ya
sean negativas o positivas. Las tareas más importantes son aquellas cuyas
consecuencias son más transcendentales para nosotros o nuestros equipos. No
realizarlas tiene efectos negativos sin duda.
Es decir que si en el
presente identifico a cierta tarea como de mucha importancia pero a la vez no
es necesariamente urgente, al completarla antes de que se convierta en urgente
obtengo todos los beneficios con un “valor agregado”:
“Evité tener una VERDADERA
URGENCIA a futuro”
Algunas ventajas de ésta
forma de actuar son:
a) Menor stress:
Me puedo quedar tranquilo con que la tarea está hecha, quito el
tema de mi cabeza y elimino la presión que esto genera. Cuánta mayor sea la
diferencia de tiempo con el límite, más extendido el beneficio.
b) Incremento la flexibilidad de ese futuro
Porque al eliminar una urgencia previsible, puedo decidir con
mayor grado de libertad en el futuro. A medida que se acerca una fecha límite el
margen de maniobra para hacer otras cosas (relevantes o no) se reduce.
c)
Estoy mejor preparado para
verdaderas emergencias
Si bien esto es algo que podría considerarse un corolario del
punto anterior, el cual apunta al concepto de mantener la capacidad de poder
tomar las mejores y más valiosas decisiones sobre qué hacer, vale la pena verlo
como un punto aparte.
Los imprevistos y las emergencias son parte inevitable de cualquier actividad. La ley de Murphy nunca falla y siempre puede aparecer una emergencia que sea lo suficientemente importante como para entrar en conflicto con algo crítico que me haya quedado retrasado para último momento. Si hice mi actividad verdaderamente importante con tiempo suficiente podré hacer frente a una real emergencia con toda la energía necesaria para superarla.
Los imprevistos y las emergencias son parte inevitable de cualquier actividad. La ley de Murphy nunca falla y siempre puede aparecer una emergencia que sea lo suficientemente importante como para entrar en conflicto con algo crítico que me haya quedado retrasado para último momento. Si hice mi actividad verdaderamente importante con tiempo suficiente podré hacer frente a una real emergencia con toda la energía necesaria para superarla.
No quiero decir aquí que
el único criterio para decidir hacer algo importante en vez de algo
aparentemente urgente tiene que ser liberar el tiempo en el futuro. Lo que uno
hace tiene que estar siempre en línea con las metas y ésta tiene que ser la
vara con la que se mida nuestro progreso.
Poner lo importante por
encima de lo urgente siempre que se pueda cobra su verdadera dimensión en la
medida que nos permite hacer más y mejor de todo aquello que es fundamental
para alcanzar nuestra visión. No debemos perder esto de vista. Aquí entra también todo aquello que potencia nuestras capacidades como la capacitación, el aprendizaje de idiomas, el mantenimiento de nuestras herramientas de trabajo, etc.
Vale la pena tomarse unos segundos
para decidir con inteligencia. Lo importante hecho a tiempo desactiva urgencias
en el futuro y nos lleva a la verdadera eficacia y un mayor dominio de nuestro
tiempo.
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